RSS

Rabu, 02 Desember 2009

PENGENALAN EXCEL DAN LEMBAR KERJA MS. EXCEL


- Penjelasan mengenai Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk system operasi Microsoft Windows dan Mac.OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program computer yang populer digunakan didalam computer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak.
Spreadsheet tidak punya arti khusus. Tapi sebagai gambaran maknanya adalah sebuah formulir rencana besar yang terdiri dari beberapa lembar kerja. Seperti halaman-halaman di sebuah Notes. Workbook digunakan untuk menyimpan data-data yang kita buat. Masing-masing workbook terdiri dari sheet atau lembar kerja. Dan sheet inilah yang digunakan untuk proses pengolahan data yang sebagian besar terdiri dari proses pengolahan data yang sebagian besar terdiri dari proses aplikasi perhitungan/table baris. Jumlah sheet/lembar kerja untuk masing-masing workbook terdiri dari 16 sheet ( sheet 1 s/d sheet 3 otomatis tersedia.
Versi pertama Excel dirilis untuk Machintos pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul ( dinomori versi 2.0 ) pada November 1987. lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2007 (Excel 12), sementara untuk Machintos (Mac.OS) versi terakhirnya adalah Microsoft Excel 2004.
Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali : Sel disusun dalam baris dan kolom, serat mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolute atau referensi relative terhadap sel lainnya.
Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefenisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting : font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan perhitungan kembali terhadap sel-sel yang cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilainya (dimana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna. Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.

2. MEMANIPULASI  LEMBAR KERJA EXCEL DAN ELEMEN DASAR

Memulai Excel 2000
Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;

1. Aktifkan Komputer terlebih dahulu.

2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.

3. Muncul sejumlah menu, pilih Program.

4. Klik Microsoft Excel

5. Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong.

6. Microsoft Excel siap untuk digunakan.

 Mengenal Elemen Jendela Excel 2000

Setelah Excel 2000 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;

• Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :
Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E.

• Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah.

Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut.

• Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.

• Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris.

·         Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom)

·         Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

         Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1

• Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).


Bekerja Dengan Excel 2000

Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1.

 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000 

Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.

1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks

Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001

2. Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000.

3. Tipe Data Formula

Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

 Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

Tombol
Fungsi
← ↑ → ↓
Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab
Pindah satu sel ke kanan
Enter
Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab
Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter
Pindah satu sel ke atas
Home
Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp
Pindah satu layar ke atas
PgDn
Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp
Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn
Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

           
Memilih Area Kerja

1. Memilih Sel
Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat pembahasan sebelumnya)

2. Memilih Range

Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
a. Menggunakan Mouse

- Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain)

-Geser mouse sampai ke akhir range

- Lepaskan tombol mouse

b. Menggunakan Keyboard

- Letakkan penunjuk sel di awal range

- Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.


3. Memilih Baris dan Kolom

Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.

Memasukkan Data

Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyaidata berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;
1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.

2. Ketikkan data yang akan dimasukkan.

3. Tekan enter untuk mengakhirinya.

Kita juga dapat menggunakan tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data.

Menghapus Data

Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus

2. Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete.

Dengan langkah di atas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar.
Untuk menghapus format sel ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat pada suatu sel/range).

Mengatur Lebar Kolom
Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. AdaLebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu ;

1. Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu

Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar tertentu, dapat dilakukan dengan cara ;

a. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah.

b. Pilih dan klik menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan.

c. . Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.


2. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini ;

a. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom.

b. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.


3. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data

Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ;

a. Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah.

b. Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan
disesuaikan dengan data yang terpanjang.

Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara ;

1. Letakkan penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah terlebih dahulu seluruh baris yang akan diubah.

2. Pilih dan klik menu Format, Row, Height, sehingga muncul kotak dialog.

3. Pada kotak Row Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi baris yang diinginkan.

4. Klik OK sebagai tanda persetujuan.

Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa menggunakan mouse untuk mengubah tinggi baris, caranya ;

1. Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut.

2. Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.

3. PERINTAH DALAM MICROSOFT EXCEL : MEMBUKA, MENUTUP FILE, SAVE, DAN SAVE AS PADA MICROSOFT EXCEL

Mengakhiri Excel
Jika telah selesai bekerja dengan Excel , kita dapat menutup atau
mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut ;
1. Pilih dan Klik File, Exit, atau
2. Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel,
    atau
3. Klik ganda Icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela
    excel, atau
4. Tekan tombol Alt+F4
Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel ditutup.

Membuka Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;
1. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak
   dialog membuka lembar kerja.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New (  ) yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.

Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kotak
   dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open
   (   )yang terdapat pada toolbars standar.
2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik
    nama file yang terdapat kotak Look In.
4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.

Menyimpan Lembar Kerja
Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan
    disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save ( )yang terdapat pada toolbars standar.

Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain
Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ;
1. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan
    disimpan
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.


4. MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA

Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu
label, angka (value), tanggal, waktu dan formula (rumus).
Ø  Labels : sebarang jenis teks yang tidak digunakan dalam perhitungan
Ø  Values : jenis data nilai seperti angka, persen, dates, time, dsb yang
digunakan dalam perhitungan

Untuk memasukkan berbagai data tersebut ke dalam sel, pilih alamat sel yang dituju dan ketikkan data yang dimaksud. Setiap data yang diketikkan akan muncul di posisi insertion point (titik sisip). Excel secara otomatis mengatur setiap teks yang diketikkan tersimpan rata kiri dan angka diatur rata kanan. Semua data yang diketikkan akan ditampilkan di sel aktif dan di baris rumus Gambar 5.
Angka atau bilangan adalah data nilai atau value yang berupa harga konstanta atau rumus yang diawali oleh karakter berikut ini : 0,1,2,3,..., 9 atau +, - , =, . , $, (.Data yang sedang diketikkan akan muncul pada sel yang dipilih dan di baris rumus. Bila salah ketik, hapuslah
karakter yang salah dengan tombol Backspace. Pemasukkan data tidak harus diakhiri dengan Enter, dapat juga dengan menggunakan tombol () atau PgUp dan PgDn bila sebelumnya mengklik tombol Confirm pada Baris Rumus (Formula Bar). Lihat Gambar 5.
Bila data tidak jadi dimasukkan, tekanlah tombol Esc atau pilih tombol Cancel yang ada di Baris Rumus. Data yang diawali karakter huruf atau lambang-lambang yang tidak tercantum di atas akan diperlakukan sebagai teks atau label. Bila angka pecahan desimal diketik/dimasukkan, pemisah desimal harus ditulis dengan titik (.), misal untuk angka seperempat harus diketik 0.25

Memilih range / grup sel adalah menyorot atau memblok range yang akan dioperasikan terhadap sel dalam worksheet.


1.         Satu sel      >   Klik sel atau tekan tombol anak panah menuju sel yang dimaksud
2.         Range        >    Klik sel pertama range, kemudian drag sampai sel terakhir
3.         Sel/range yg  tdk  berurutan   >   Pilih sel atau range pertama, tekan tombol CTRL, lalu  klik  sel/range CTRL, lalu klik sel/range berikutnya
4.         Satu kolom penuh     >   Klik judul kolom yang dipilih
5.         Satu baris penuh       >   Klik judul baris yang dipilih
6.         Range yang sangat besar   >    Klik sel pertama range, tekan SHIFT, lalu klik sel terakhir range.
7.        Seluruh sel dalam worksheet  >    Klik tombol perpotongan antara judul baris dan judul kolom di sudut kiri atau worksheet.      

5. MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGETIKAN
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

6. CARA MENCARI FILE ATAU DATA PADA MS. EXCEL
 Cara mencari file atau data pada ms excel adalah dengan menggunakan find and replac
Fasilitas Find digunakan untuk mencari suatu kalimat atau kata tertentu berdasarkan criteria yang ditentukan,
Fasilitas Replace digunakan untuk memproses penggantian kalimat atau kata secara langsung dengan criteria yang ditentukan.

Contoh kita jika kita ingin mengganti file atau nama, kita tinggal ketikl kata/kalimat yang  ingin kita cari dan ingin kita ganti, maka fasilitas ini akan membantu kita mencari tanpa mencari data satu per satu.

Maka setelah kita ketik nama fasilitas Find akan mencari nama yang ditentukan

Jika anda ingin langsung mengganti kata/kalimat anda bisa menggunakan fasilitas Replace kemudian ketik apa yang ingin anda tambahkan/kurangi.

1 komentar:

Etshelsheintz mengatakan...

makasihh kaka share nya ^0^

Poskan Komentar